En una entidad financiera casi todo se revisa dos veces, y con razón: un expediente incompleto o una persona mal identificada no se arregla con una disculpa. Por eso los procesos de control tienden a crecer y casi nunca a adelgazar. Cada auditoría agrega un paso; ninguna quita uno.
Trabajamos con una entidad financiera de Chihuahua en dos procesos que se habían vuelto así. En los dos el resultado fue el mismo: menos horas de revisión y más control, no menos.
Antes de tocar cualquier proceso hay una regla que no negociamos: toda mejora tiene que respetar las reglas del negocio de nuestro cliente. Eso incluye lo que exige la ley, lo que pide el regulador y lo que la propia entidad se obliga a cumplir. En una entidad financiera, optimizar algo que el regulador no admite no es una mejora, es un riesgo. Por eso el primer paso siempre es preguntar qué está permitido.
1. La auditoría de expedientes: de revisar todo a revisar con método
Cada año había que comprobar que los expedientes de crédito estuvieran completos y sin errores críticos. La forma «segura» de hacerlo era revisarlos todos, uno por uno. El problema es que revisar todo cansa. Después de cientos de expedientes la atención baja, y el error se escapa justo por exceso de revisión.
Antes de proponer otra forma, investigamos con la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV) qué estaba permitido. La respuesta fue clara: la autoridad acepta que la revisión de expedientes se haga con un método estadístico justificable, siempre que se pueda explicar y sustentar. No era una idea nuestra para ahorrar trabajo. Era un camino que la regulación ya contemplaba y que había que aplicar bien.
Con eso diseñamos un plan de muestreo por atributos con aceptación cero, una herramienta clásica de Seis Sigma:
- Se define el lote: todos los expedientes del año, divididos si conviene por sucursal, producto o trimestre.
- Se calcula cuántos revisar. Con un margen de error crítico tolerable del 5 % y un riesgo del 5 %, la estadística dice que basta con una muestra de 59 expedientes elegidos al azar para tomar la decisión con ese nivel de confianza, sin importar si el lote tiene doscientos o dos mil.
- La regla es estricta: si en la muestra aparece un solo error crítico, el lote se rechaza y entonces sí se revisa completo, con acciones correctivas.
- Queda evidencia: parámetros, cálculos, muestra, hallazgos y acciones, todo por escrito. Así la entidad puede justificar su método ante el regulador en cualquier revisión.
El equipo dejó de revisar por volumen y empezó a revisar con método, uno que la autoridad reconoce. Un expediente con un error crítico ya no se esconde entre cientos de expedientes: o aparece en la muestra, o el lote entero se revisa.
2. Los oficios de la autoridad: de capturar uno por uno a procesarlos en lote
Las entidades financieras reciben con frecuencia oficios de la autoridad: solicitudes de información sobre personas, órdenes de bloqueo y de desbloqueo. Cada oficio llega como archivo y puede nombrar a una o a muchas personas. El proceso era manual: abrir cada oficio, leerlo, decidir de qué tipo era y capturar a cada persona en el sistema para buscarla.
Construimos una herramienta sencilla que:
- Lee el lote completo de oficios descargado del portal de la autoridad.
- Los clasifica en información, bloqueo o desbloqueo, como primera pasada que el oficial de cumplimiento revisa y corrige. La decisión final sigue siendo de una persona.
- Genera el archivo para hacer una sola búsqueda múltiple en el sistema de la entidad, en vez de una búsqueda por persona.
- Deja un registro de auditoría con cada oficio, su plazo, la autoridad que lo emite y cómo se clasificó.
Un detalle importa tanto como la rapidez: la herramienta trabaja completa dentro de la computadora del usuario. Los oficios y los datos de las personas nunca se suben a ningún servidor. En un proceso que maneja datos personales y órdenes de la autoridad, optimizar no puede costar seguridad.
Lo que tienen en común
Ninguna de las dos mejoras empezó con tecnología. Empezaron con dos preguntas: ¿qué nos permiten las reglas? y ¿cuál de los pasos que hacemos hoy realmente nos da control?
- En la auditoría, la respuesta fue que el control lo daba el método, no revisar todo.
- En los oficios, la decisión del oficial era lo que importaba; la captura manual no agregaba nada.
Quitar lo que no agregaba control liberó tiempo para lo que sí. Es el Engranaje JeffCo en pequeño: Seis Sigma para decidir cuánto revisar, Lean para quitar la captura repetida y JeffCo · IA para que la herramienta haga el trabajo mecánico.
Para tu empresa
Si tu equipo pasa más tiempo revisando que corrigiendo, probablemente hay un proceso de control que se puede adelgazar sin perder seguridad. Haz la prueba: toma tu revisión más pesada y pregunta, paso por paso, qué error evita cada uno. Los pasos que no evitan ninguno son tu primera oportunidad.
Si quieres que lo revisemos juntos, agenda un diagnóstico de treinta minutos.